Rekreace

Systém CAFM eviduje rekreační střediska společnosti a rezervace pokojů pro zaměstnance. Období roku je typicky rozděleno do sezón (jarní, letní, podzimní a zimní), přičemž daná sezóna může být označena jako hlavní nebo vedlejší - tímto označením je pak dán proces rezervace pro zaměstnance případně cizí osoby.

Hlavním komunikačním kanálem rekreací pro zákazníky (zaměstnance) je BA portál. Zde vznikají žádosti o rekreaci, samotné rezervace, zákazník zde vidí, zda uspěl se svými žádostmi apod.

Rezervace

Základní evidencí systému rekreací je rezervace. Jedná se o rezervaci daného pokoje (nebo více pokojů) na daném RS v daném termínu. Rezervace obsahuje identifikaci RS, termín, údaje o žadateli/plátci a způsobu platby. Dále obsahuje seznam pokojů daného RS, které jsou touto rezervací obsazeny. Pokud není plně obsazena kapacita pokoje není možné ji obsadit jinou rezervací. Následuje seznam účastníků - seznam osob. Kromě identifikačních údajů je možné nastavit kolik nocí z dané rezervace daná osoba přebývá a nastavit cenu ubytování.

Rezervace vzniká na BA portále přímým zadáním od zaměstnance - způsob vzniku se liší podle sezóny.

Rezervace obsahuje pole stav - to určuje, zda je daná rezervace v čase platná.

Podmínky a pravidla rezervace

Rezervace rozlišujeme dle trvání na:

• Týdenní (standardní) - preferovaný typ. Tato rezervace má přednost před nestandardní. Konkrétní datum počátku a konce je dáno nástupním dnem daného RS. Tato rezervace je již při vzniku označena stavem platná a nemůže být odsunuta jinou rezervací.
• Nestandardní - jiná než týdenní. Pokud zákazník zadá tuto rezervaci není v tento okamžik rezervace považována za platnou/potvrzeno. Pokud jiný zákazník v daném termínu RS zadá týdenní rezervaci, je tato původní rezervace "odsunuta" (změněn stav na odsunutá) a zákazník je o tomto upozorněn emailovou notifikací. 14 dní před nástupem jsou neodsunuté nestandardní rezervace označeny za platné/potvrzené a zákazníkovi je odeslán poukaz.

Ostatní pravidla rezervace:

• Pokud to dané RS umožňuje (vlastnost RS), může zákazník zadat počet "domácích zvířat", které se účastní rezervace. Systém pak kalkuluje příplatek.

Poukaz

Poukaz je do dokument pro zákazníka, který sumarizuje údaje o dané rezervaci, včetně celkové ceny za rekreaci. Poukaz vytváří systém CAFM a odesílá ho zákazníkovi při splnění podmínek rezervace typicky dní před začátkem rezervace. Obsluha systému CAFM může odeslat poukaz zákazníkovi nebo provozovateli RS kdykoliv.

Platba za rekreaci

Systém umožňuje platit za rekreaci těmito způsoby:

• srážkou ze mzdy
• srážkou z osobního účtu
• složenkou
• fakturou
• bankovním převodem

Preferovaný typ úhrady si zákazník volí při zadání rezervace na BA portále. Za požadované období (typicky měsíc) systém CAFM sestavuje tzv rozpisku, což je podklad pro vyřešení plateb za rekreace výše uvedenými způsoby.