Poptávky
Poptávky jsou v systému CAFM rozděleny na probíhající, stornované a ukončené. U každé poptávky se zadává termín pro podání nabídek a dále potom termíny požadované a skutečné realizace.
Poptávka je vázána na areál, volitelně pak i na konkrétní objekt nebo plochu. Zároveň se zadává kontaktní osoba, která s dodavatelem řeší realizaci přímo na místě. Cenu je možné rozpustit do jednotlivých částí lokace nebo až do úrovně technologického zařízení.
Výběr dodavatele může probíhat buď přímo nebo na základě výběrového řízení. Poptávka vzniká na základě následujících druhů objednávky:
- Jednorázová objednávka.
- Malá objednávka.
- Rámcová smlouva (pouze u přímých poptávek).
Poptávku je možné přímo založit i z HD ticketu.
Průběh poptávky
Zadavatel vyplní základní údaje o poptávce. Na základě zvoleného druhu poptávky buď přímo zadává konkrétního dodavatele nebo zadá seznam dodavatelů, kteří budou účastníky výběrového řízení. V obou případech zároveň zadává kontaktní osobu dodavetele s přístupem do systému CAFM.
Vytvořením poptávky ještě nedojde k jejímu odeslání dodavatelům. Toto zadavatel provádí ručně, příp. je možné nastavit plánované odeslání a poptávka je k vybranému datu odeslána automaticky. Dodavatel je o vzniku nové poptávky informován emailem.
Dodavatel má v tuto chvíli možnost poptávku odmítnout. V případě zájmu o realizaci poptávky zadá termín realizace a odešle zadavateli nabídku. Volitelně může připojit k nabídce i přílohy. Pokud se jedná o poptávku na základě objednávky, jako součást nabídky zadává cenovou kalkulaci.
Zadavatel je o zaslání nabídky informován notifikací. V systému vidí seznam nabídek jednotlivých dodavatelů. K dispozici má rovněž jejich kompletní cenovou kalkulaci. Pokud se nejedná o přímou poptávku, dochází v tomto kroku k výběru dodavatele.
Potvrzení nabídky probíhá dvoufázově. V prvním kroku musí nabídku potvrdit samotný zadavatel. Ve druhém kroku ji ještě musí schválit jeho vedoucí.
Dodavatel realizuje poptávku. V případě poptávky na základě rámcové smlouvy zadává cenovou kalkulaci a realizaci následně v systému potvrdí.
Realizaci následně potvrzuje i zadavatel. Po rozpuštění ceny do relevantních částí lokace, příp. do technologického zařízení, zadavatel finalizuje poptávku.
Po celou dobu trvání poptávky je v kontextovém panelu k dispozici sledování průběhu, vč. zvýraznění aktuálního stavu, tedy zda aktuální fázi řeší zadavatel nebo dodavatel. Obě strany mají zároveň možnost zapisovat informace do deníku. O dokončení jednotlivých fází (odeslání poptávky, odeslání nabídky apod.) jsou zadavatel i dodavatel informováni prostřednictvím notifikací.