Dokumenty

K vybraným entitám systému (např areál, objekt, technologie atd...) je možné připojovat dokumenty. Dokumenty se zařazují do hierarchie složek, pro danou entitu je možné definovat výchozí (povinné) složky. Dokumenty mohou vznikat buď nahráním od uživatele, některé dokumenty systém vytváří a k instanci dané entity ukládá automaticky - automatické dokumenty vznikají na základě předdefinované šablony a dat systému CAFM.

Dokumenty mohou být ukládány přímo v systém CAFM, ideální je však integrace s podnikovým systémem DMS (document management system).

Složky

Složka je kontejnerem na dokumenty. Každý dokument musí být umístěn v nějaké složce. Složky je možné zanořovat do sebe - analogie se složkami pro soubory na disku počítače. U každé entity je možné nadefinovat tzv. výchozí složky - tedy složky, které jsou vytvořeny s každou novou instancí entity. Nad rámec těchto složek pak uživatel vytváří volně další složku u dané instance.

Typy dokumentů

Každý dokument nese informace o svém typu. Typ není interní typ souboru (DOCX, XLSX, JPG ...), ale logické typizace dokumentů relevantní pro danou entitu. Pro každou entitu se definují její vlastní relevantní typy.

Typy jsou úzce vázány na složky. Složka definuje výchozí typ pro dokumenty, které jsou do ní nahrávány. Při nahrávání dokumentu je možné typ explicitně změnit (jinak u dokumentu je přiřazen typ de složky). Přesunutím dokumentu mezi složkami nedochází ke změně typu dokumentu a je nutné to učinit explicitně.

Typizace dokumentů pak umožňuje pracovat s dokumenty hromadně - například získat všechny dokumenty daného typu.