Přeskočit na hlavní obsah

Zdroje

Zdroj je základní jednotka rezervace. Zdrojem může být prakticky cokoliv (typicky zasedací místnost, parkovací místo, pracovní místo ...). Atributy zdroje pak definují jakým způsobem a s jakými omezeními systém možní rezervaci zdroje.

Základní atributy​

  • Název a zkrácený název - základní identifikační údaje zdroje, kromě nich má ještě zdroj unikátní ID
  • Správce - osobní číslo zaměstnance, který má daný zdroj organizačně na starosti. Tento pracovník má některé vyšší pravomoci na daném zdroji:
    • může rušit rezervace ostatním
    • neplatí pro něj časová omezení
    • může na BA portále přidávat pracovníky na white-list
    • může na BA portále určovat, kdo smí uvolňovat daný zdroj
  • Kód umístění - je vazba daného zdroje na systém areál/objekt/plocha v CAFM. Určuje lokaci zdroje.

Druhy zdrojů​

Druh zdroje je kategorizace, která sdružuje zdroje podobných vlastností (zasedací místnosti, parkovací místa apod.). Druh definuje společné chování pro všechny zdroje uvnitř daného druhu.

  • Umožňuje zobrazit nebo skrýt celý druh na BA portále a tím umožnit/zamezit rezervacím
  • Určuje jaká délka rezervace je umožněna - jednodenní, vícedenní rezervace
  • Umožňuje nastavit ochranné pásmo (rozestup mezi rezervacemi) pro všechny zdroje - pokud na samotném zdroji není definováno jinak
  • Podmínky zobrazení

Druhy je možné dále dělit na pod-druhy a těmto definovat jiné parametry chování pro rezervace. Typickým příkladem jsou Parkovací místa rozdělená na pod-druhy - Přidělené, Návštěvnické, Týmové a Sdílené

Atributy omezující rezervaci​

  • Platnost od/do - v tomto časovém úseku je zdroj platný a nabízí se k rezervaci. Platnost do nemusí být vyplněna, zdroj pak není v budoucnu omezen. Omezení časem se využívá pro změnu parametrů zdrojů v čase k určitému datu. Stávající zdroj se omezí datem platnosti k danému datu změny a kopií se do systému pořídí zdroj časově navazující s pozměněnými parametry.
  • Ochranné pásmo - je časový interval v minutách mezi rezervacemi. Pokud je nastaven například na 30 minut může následující rezervace začínat až 30 minut po konci stávající.
  • Max dní dopředu - určuje kolik dní před začátkem rezervace (jen pracovní dny) je možné daný zdroj rezervovat.
  • Rezervace max dní - určuje jak moc do budoucna (kolik dní) je možné udělat rezervaci
  • Hodin před rezervací - určuje kolik hodin před začátkem rezervace je možné zdroj rezervovat. Využívá se u zdrojů, které nejsou ihned k dispozici, velmi časté u vázaného zdroj občerstvení
  • Minut před stornem - určuje kolik minut před zahájením rezervace je možné ji stornovat. Využívá se u zdrojů, kde storno není snadné. Opět často občerstvení.
  • Maximální délka rezervace - určuje počet minut, kolik smí maximálně trvat rezervace
  • Max. počet rezervací za den - určuje kolik rezervací za den smí jeden pracovník na zdroji provést
  • Kapacita zdroje, validovat kapacitu - pokud je označen atribut validovat kapacitu, pak systém vyžaduje u rezervace zadání počtu osob. Tento počet nesmí převýšit kapacitu zdroje.

Automatická rezervace a uvolňování​

Automatická rezervace je speciální rezervace vytvářená přímo systémem CAFM tak, že každý rezervuje pro daného uživatele max dostupný čas zdroje. Musí být definována osoba, pro kterou je daný zdroj rezervován a počet dní na které se vytváří automatická rezervace. U parkovacích míst je také vyžadována SPZ vozidla, pro které je rezervováno.

Uživatel daného zdroje má přes BA portál možnost daný zdroj v čase uvolnit (například trvale přidělené parkovací místo po dobu svojí dovolené), případně tuto pravomoc delegovat na jinou osobu (asistent).

U dané zdroje může být také nastaveno automatické uvolňování. V tomto případě systém nevytváří rezervaci automaticky ale umožní pracovníkům definovaným na white-listu rezervovat zdroj. Pokud k rezervaci nedojde těmito pracovníky, je zdroj uvolněn pro osoby definované na white-listu po uvolnění v čase (uvolnění je pro následující den), definovaném u zdroje.

E-ink displeje​

Zdroj je možné provázat s e-in displejem. Podmínkou je zadání EAN kódu displeje a datového schématu. EAN určuje na který displej budou data o rezervacích propagována. Schéma určuje jaká data na displej budou zaslána v případě jakékoliv jejich změny.

O propagaci změn na displeje se stará služba systému CAFM, která v pravidelných intervalech vyhodnocuje změny a propaguje je na displeje. Celý proces propagace změny by neměl přesáhnout 5min.

Přímo v systému CAFM je možné zobrazit data, která aktuálně na displej byla odeslána, případně vynutit změnu na displeji přímo.

Texty a upozornění​

U zdroje je možné definovat speciální texty/zprávy pro konkrétní situace. Tyto jsou BA portálem zobrazována při rezervaci/stornu zdroje místo standardních oznámení. Využívá se především pro sdělení aktuálních informací při rezervaci zdroje.

Notifikace​

Notifikace je emailová zpráva při dané akci se zdrojem - rezervace/změna/storno. U zdroje je možné definovat, jaké šablony mají být použity v dané situaci.

Vlastnosti zdrojů​

V nastavení existuje číselník vlastností zdrojů - zde je možné definovat vlastnosti v závislosti na druhu zdroje. Tedy různé vlastnosti pro zasedací místnosti, parkovací místa, pracovní místa apod. U vlastnosti je možné připojit piktogram ve formátu SVG pro lepší orientaci pracovníků při rezervaci.

U daného zdroje se pak nastaví, které vlastnosti (z předem definovaných) splňuje. Vlastnost může být omezena v čase.

Přístup ke zdroji​

Přístup ke zdroji určuje, kdo může daný zdroj rezervovat. Přístup je založen na principu seznamů typu black-list/white-list. Přidávání osob na seznam je umožněno několika způsoby:

  • Přímé přidání pracovníka - na seznam je přidáno přímo osobní číslo zaměstnance
  • Přidání pracovníků dané OJ - na seznam jsou přidáni zaměstnanci dané organizační jednotky. Dále je možné omezit jen na pracovníky konkrétní řídící úrovně, na osoby mající výchozí kancelář ve stejném areálu jako zdroj
  • Přidání pracovníků daného NS (výčet nebo rozsah) - aktuálně se preferuje omezení přes OJ - na seznam jsou přidáni zaměstnanci daného nákladového střediska. Dále je možné omezit jen na pracovníky konkrétní řídící úrovně, na osoby mající výchozí kancelář ve stejném areálu jako zdroj

U zdrojů existují tyto přístupové seznamy

  • Povolený přístup (white-list) - tyto osoby mohou rezervovat, pokud nejsou uvedený na black-listu
  • Zamítnutý přístup (black-list) - tuto osoby nemohou rezervovat
  • Povolený přístup po uvolnění - tento seznam je relevantní jen pro zdroje, kde je umožněno uvolňování. Osoby na tomto listu mohou rezervovat po uvolnění zdroje pro daný den.

Vázané zdroje​

Vázaný zdroj je zdroj, který nelze samostatně rezervovat, pouze jako volitelnou součást rezervace jiného zdroje. Typickým příkladem je občerstvení jako vázaný zdroj při rezervaci zasedací místnosti. Vázaný zdroj může mít nastaveny jiné omezující podmínky než hlavní zdroj. Typicky storno občerstvení je umožněno pouze s výrazným předstihem před začátkem rezervace na rozdíl od samotné zasedací místnosti.

Ke zdroji je možné přidat vázaný zdroj, ten ale musí být předem definován v šablonách zdrojů.