Plochy
Plochu lze nadefinovat ke každému objektu v evidenci. Mezi základní atributy plochy patří:
- Číslo - čtyřznakový identifikátor, v rámci objektu musí být unikátní
- Druh - vychází z číselníku (kancelář, chodba,...)
- Výměra - obsah plochy v m2, důležité pro plochy, které podléhají účtování
- Způsob účtování - Základní vs Sdílené
- Úklid - způsob úklidu plochy. Více v kapitole Úklidy
Identifikace plochy - kód umístění
Každá plocha má svůj jednoznačný identifikátor, tzv. Kód umístění. Ten je tvořen 9 znaky, např.:
0001A1234
Význam jednotlivých znaků:
0001A1234 identifikace areálu
0001A1234 identifikace budovy (případně X u pozemku)
0001A1234 číslo plochy
Osoby na ploše
U plochy lze kromě základních atributů definovat i její kapacitu (počet míst). U ploch druhu Kancelář ještě navíc i maximální kapacitu.
Obsazování ploch
Plochu lze obsadit jedním ze tří způsobů:
- Volná plocha - místo není obsazeno
- Pracovník - místo je obsazeno zaměstnancem společnosti (vyplněno os.číslo + CO)
- Cizí - místo je obsazeno, nejedná se zaměstnance (vyplněno pouze CO)
Pravidla:
Celkový počet volných míst na ploše nesmí být větší, než kapacita plochy.
Plocha může být obsazena počtem zaměstnanců nad rámec kapacity plochy. Žádné z míst však nesmí být zůstat označeno jako Volné.
Pasportizace
Pasportizace ploch spočívá ve sběru informací předem definovaných položek, kde každá položka je ještě rozdělena do několika atributů. Jednotlivé položky i jejich atributy jsou definovány číselníkem. U každého atributu se určuje, jakého druhu jsou sbíraná data - textový údaj, číslo, datum, případně výběr z hodnot.
Příklad:
Položka: LAN zásuvky
Atributy: číslo zásuvky, umístění zásuvky
Výběr z hodnot pro atribut Umístění zásuvky: stěna, podlaha, podhled
Záměr
Ke každé ploše lze definovat, jakým způsobem je zamýšleno s plochou nakládat. Definuje se tedy tzv. záměr (na výběr jsou hodnoty Připraveno k pronájmu, Připraveno k prodeji, Bez záměru) a termín daného záměru (povinný je počátek záměru), případně zda již byla plocha pronajata.
Každý záměr lze opatřit dvěma poznámkami - Poznámka zadávajícího a Poznámka Přebírajícího.
Součástí evidence je i sledování historie záměrů každé plochy.
Vybavení
Seznam vybavení na ploše (drobný majetek) je aktulizován na denní bázi. Data pochází ze systému SAP.
Služby
Služby jsou definovány pomocí číselníků. Na první úrovni jsou služby rozděleny do kategorií (např. Úklid), na druhé úrovni pak do podkategorií (např. Úklid - Prostory stěn). Konkrétní jedna služba pak musí být vždy přiřazena do určité podkategorie.
Na vlastních plochách se pak zadávají konkrétní služby, které jsou na plochách prováděny, a to včetně uvedení frekvence (periody).
Příklad:
Kategorie: Úklid
Podkategorie: Prostory stěn
Služba: Rámy obrazů - vlhké čištění
Na ploše XY je pak evidována služba Rámy obrazů - vlhké čištění s periodou 1x měsíčně.
Omezený přístup
Některé plochy jsou označovány jako tzv. Plochy s omezeným přístupem. Vstup na tyto plochy je podmíněn schválením.
U plochy s omezeným přístupem se definuje, zda se jedná o plochu kritické infrastruktury, či nikoliv. Na základě toho rozlišení se nastavuje i odpovídající schvalovací proces.
Žádosti o přístup na plochu s omezeným přístupem a vlastní schvalování je prováděno na BA portále.