Administrativní objekty
Přístup do administrativních objektů je umožněn na základě schválené žádosti o přístup. Žádat se může o přístup do areálu, budovy nebo plochy.
Objekty, do nichž lze žádost o přístup, jsou definovány v menu Administrativní objekty. U každého objektu se zadává jeho identifikace prostřednictvím areálu, budovy, případně plochy a volitelně se definuje odpovědná osoba (ta je důležitá pro schvalovací proces, viz dále). Dále se u objektu rozlišuje, jakým způsobem se do něj vstupuje (klíč/karta) a pro koho se o přístup žádá (zaměstnanec/dodavatel).
Schvalovací proces
Aby byl zaměstnanci umožněn přístup do admin. objektu (AO), musí mu být tento přístup schválen prostřednictvím schvalovacího procesu. Schvalovací proces je u administrativích objektů dvoustupňový:
- na 1. stupni je schvalovatelem vedoucí žadatele
- na 2. stupni je schvalovatelem odpovědná osoba (pokud je u objektu definována)
Platí, že jakmile některý ze schvalovatelů zamítne přístup, je rovnou zamítnuta i celá žádost o přístup do daného admin. objektu. Pokud dojde k zamítnutí již na prvním stupni, je samozřejmě schvalovací proces okamžitě ukončen.
Osoby schvalovatelů se definují v Nastavení - Schvalovací procesy.
Žádost o přístup
Žádost zaměnstnance/dodavatele o přístup do admin. objektů se podává prostřednictvím BA portálu. V rámci žádosti je nutné rozlišit, zda se jedná o řádný přístup (v pracovní době) nebo mimořádný přístup (mimo pracovní dobu). Po vytvoření žádosti je automaticky nastartován schvalovací proces.
V systému je přehled žádostí rozdělen dle toho, zda se jedná o přístup pro zaměstnance nebo dodavatele a dále dle přístupu (řádný/mimořádný). Na detailu žádosti je zobrazen seznam objektů, do kterých se žádá o přístup a stav schvalovacího procesu.
Schválený přístup
V okamžiku, kdy je žádost o přístup označena za schválenou, dojde automticky k vytvoření helpdeskového požadavku.
Po schválení žádosti je automaticky vygenerován helpdeskový požadavek a to dle toho, o jaký přístup se jedná (zaměstnanec vs dodavatel, klíč vs karta). V případě přístupu na klíč je jako řešitel požadavku určen správce daného objektu, v případě přístupu na kartu je řešitelem osoba uvedená přímo u HD kategorie "Vstupní karty".
O výsledku schvalovacího procesu je žadatel informován vždy formou notifikace (jak při schválení, tak i při zamítnutí).